Edullinen ja paras laskutusohjelma pienyrittäjälle

*Tämä postaus sisältää affiliate-kumppanuuslinkkejä.

Laskujen kirjoittaminen voi tuntua yrittäjyyden alussa haastavalta, etenkin jos ei ole aikaisemmin koskaan joutunut laskuttamaan virallisesti mitään. Itsellä oli laskuttamisesta kokemusta ja tiesin tarkalleen haluavani sellaisen laskutusohjelman, joka on helppokäyttöinen ja joka on mahdollista yhdistää suoraan kirjanpitoon. En vihaa mitään muuta niin paljon kuin värkkäämistä kirjanpidon kanssa.

Valitsin käyttööni Holvin, jonka kautta hoitui yritystilin lisäksi myös laskuttaminen sujuvasti.

Holvi Pro-hinnoittelutaso mahdollista myös laskutuksen ja sen hinta on vain 15€/ kk + alv. Holvin laskutusohjelma ei ole varsinaisesti mikään tilistä tai kirjanpidosta erillään oleva ohjelma, vaan esim. ns. pankkitili eli yritystili kuuluu kiinteästi samaan järjestelmään sekä maksamaasi kuukausihintaan. Mikäli haluat kuitenkin käyttää jotain toista pankkitiliä, se on täysin mahdollista.

Laskun tekeminen Holvissa on äärimmäisen helppoa

Oman kokemukseni mukaan laskujen tekeminen Holvissa on äärimmäisen helppoa. Käytännössä vain avaan laskutusohjelman ja syötän asiakkaan tiedot ja laskutettavan palvelun / tuotteen tiedot ja teen laskun.

Holvin laskutusohjelman käyttäminen on selkeää ja yksinkertaista.

Holvin laskutusohjelmasta voit:

• lähettää PDF-laskuja suoraan vastaanottajan sähköpostiin

• lähettää verkkolaskuja

• tallentaa laskusta PDF-tiedoston omalle koneellesi ja lähettää sen manuaalisesti asiakkaalle - eli voit vaikka tulostaa laskun asiakkaalle mukaan

Toistuvien laskujen lähettäminen

Holvin laskutuksella on mahdollista lähettää toistuvia laskuja eli mikäli sinulla on tarve lähettää sama lasku samalle lähettäjälle joka kuukausi, se onnistuu Holvilla helposti. Voit pitää laskutusta yllä jatkuvasti tai määritellä, mihin päivämäärään asti toistuva lasku on voimassa.

Laskutusohjelman saa myös suomenkielellä.

Toistuvat laskut Holvissa:

• lähetä lasku vain yhden kerran

• lähetä lasku kuukausittain

• lähetä lasku neljännesvuosittain

• lähetä lasku 6 kuukauden välein

• lähetä lasku vuosittain

Toistuvien laskujen lähettäminen on vähentänyt itseltä huomattavasti laskutukseen käytettävää työaikaa, kun yritykselläni on kuukausimaksullisia palveluita, joissa on kiinteä hinta. Tai mikäli asiakas haluaa maksaa tasaerissä, voin tehdä vain yhden laskun ja määritellä mihin asti se lähtee automaattisesti asiakkaalle.

Ainut harmi toistuvien laskujen kohdalla on se, että laskun päiväys ja tämän myötä myös eräpäivä saattaa ajoittua viikonlopulle, joka ei ole pankkipäivä. Omalla kohdallani asiakkaat eivät ole tästä antaneet negatiivista palautetta.

Toistuvat laskut lähtevät Holvin laskutusohjelmasta automaattisesti, eikä sinun tarvitse huolehtia erikseen niiden lähettämisestä. Samalla ohjelma myös piirtää sinulle ennustetta tilisi tapahtumista tulevan kuukauden ajalle.

Paras laskutusohjelma pienyrittäjälle - omasta mielestäni Holvi on paras valinta

Holvin asiakaspalvelussa on avuliasta väkeä eli he kyllä auttavat, mikäli tarvitset apua jossakin laskutukseen liittyvässä ongelmassa. Holvin alustalla on tekoälypohjainen chat, jonka ohjaa asiat oikealle ihmiselle mikäli automaatti ei osaa vastata kysymyksiin oikein. Kysymyksiin tulee aina vastaukset 1-3 arkipäivän kuluessa. Mikäli viestiketjua joutuu ensimmäisen viestin jälkeen jatkaa, saa seuraavaan viestiin nopeammin vastauksen. Holvin asiakaspalvelun kanssa asiat hoidetaan sähköpostitse.

Holvin laskutusohjelma on mielestäni varsin edullinen. Esimerkiksi Holvi Pro-hinnoittelupakettiin (hinta 15€/kk + alv) kuuluu 500 lähetettyä ja saapuvaa laskua / kuukaudessa ja vasta ylimenevistä laskuista veloitetaan. Mutta ainakaan itsellä nämä laskutusrajat eivät täyty milloinkaan - itseasiassa mielelläni maksaisin ylittävistä laskuista, mikäli kuukaudessa laskuja muodostuisi noin paljon ;)

Esimerkkejä laskutusohjelman hinnoista Holvissa:

• Laskutusohjelma toiminimelle - HolviPro alk. 15€ /kk + alv

• Laskutusohjelma yhdistykselle - YhdistysPro alk. 15€/kk + alv

Itsellä käytössä Holvi Zen+ laskutusohjelma, yritystili ja kirjanpito

Minun yrityksellä on käytössä Holvi Zen+, johon kuuluu laskutusohjelman lisäksi kirjanpito sekä tietysti yrityksen “pankkitili“ eli yritystili. Holvi on maksulaitos, jonka vuoksi rahaliikenteelle tarkoitettu tili on viralliselta nimeltään yritystili.

• Kirjoitin aikaisemmin kokemuksistani Holvi yritystilistä - pääset lukemaan täältä »

Oman yritykseni rahaliikenne pyörii pääasiallisesti laskutettavien palveluiden ympärillä, joten minulle oli tärkeää että myös kirjanpito hoituu sujuvasti laskutuksen ohella.

• Kirjoitan erilliset kokemukset pienyrittäjän kirjanpidosta Holvilla (postaus tulossa pian)

Tällä hetkellä eteeni on tullut seuraavia ongelmia - miten ne on ratkennut

• Mitä tapahtuu, jos muokkaan toistuvaa laskua Holvissa?

  Toistuvan laskun muokkaaminen voi katkaista automaattisen laskutuksen. Tämä ei ole tekninen virhe, vaan ominaisuus, joka kannattaa huomioida. Tilanne on kuitenkin helposti korjattavissa: laskutus voidaan käynnistää uudelleen manuaalisesti.

• Osittaisen luottotappion merkkaaminen laskulle Holvissa

  Kun maksu tulee perintätoimiston kautta, summasta on yleensä vähennetty perintäkulut. Tällöin tilille saapuva summa ei vastaa alkuperäistä laskua.

  Holvin asiakaspalvelusta sain selkeät ohjeet siihen, miten puuttuva osuus hyvitetään kirjanpitoa varten oikein – käytännössä tämä osa kirjataan luottotappioksi, jolloin kokonaisuus pysyy kirjanpidossa kunnossa.

  Eli tarkista, että osasuoritus on kirjautunut laskulle ja sen jälkeen teet laskun toimintojen kautta “hyvitä lasku“. Tämä toiminto hyvittää vain laskusta puuttuvan osuuden ja merkkaa sen automaattisesti luottotappioksi.

• Voiko virheellisen verkkolaskun poistaa Holvista?

  Et voi suoraan poistaa itse tekemääsi virheellistä laskua, mutta voit tehdä siitä hyvityslaskun. Tällöin lasku poistuu, mutta jää oikeanlaiseksi merkinnäksi kirjanpitoon.

  Tällä hetkellä verkkolaskuna saapuneita hyvityslaskuja ei voi poistaa järjestelmästä, vaikka kyseessä olisi virheellinen lasku.
  Holvin asiakaspalvelun mukaan tähän on kuitenkin tulossa muutos, joten toiminnallisuus on kehittymässä.

• Kuinka nopeasti Holvin asiakaspalvelu auttaa?

  Holvin asiakaspalveluun ollaan yhteydessä chatin kautta. Mikäli et saa riittävää vastausta automaatista, sinulla on mahdollisuus pyytää vastausta ihmiseltä. Ensimmäiseen viestiin voit joutua odottamaan vastausta 1-2 arkipäivää, mutta jatkaessasi samasta aiheesta viestittelyä saat nopeampia vastauksia.

  Holvin asiakaspalvelun kanssa asiointi on ollut äärimmäisen nopeaa.